Trabalhar em campo significa que há uma necessidade muito maior de ser organizado, carregando todo o equipamento necessário e preparando-se com antecedência para as reuniões.

Seja você responsável pela distribuição e entrega ou participe do gerenciamento de vendas e relacionamento, estar fora de casa significa que você precisará abastecer seu veículo para fins comerciais.

Existem várias maneiras de gerenciar a contabilidade por trás disso, algumas mais onerosas que outras. Uma opção que oferece vantagens para os negócios e para o funcionário é o uso de um cartão de combustível, conhecido como vale combustível. Este também pode substituir um vale transporte para alguns trabalhadores que vão para o trabalho com seus veículos.

Como funciona um vale combustível para funcionários?

Se você nunca usou um vale combustível antes, pode não estar exatamente certo de como ele funciona, mas na prática é notavelmente fácil.

Sua empresa emite um cartão de combustível que você entrega em vez de um cartão de crédito ou dinheiro ao pagar pelo combustível.

Um equívoco comum é que você pode estar limitado às estações que pode usar. Embora nem todos os postos de gasolina aceitem vale combustível, um grande número está. Se você quiser saber onde fica o ponto de reabastecimento mais próximo, use um localizador de sites online ou um aplicativo para smartphone para rastrear o mais próximo e que aceita a bandeira do vale combustível que está usando.

Na prática, você nunca estará tão longe de uma estação que aceita vales de combustível.

Um cartão benefício de combustível facilita a vida dos funcionários

Como mencionado acima, quando você precisar preencher o veículo, basta entregar seu cartão de combustível no caixa eletrônico.

Não há necessidade de levar cartão de crédito, dinheiro ou qualquer outro meio de pagamento se você tiver saldo no cartão.

A empresa de cartões de combustível cobrará sua empresa diretamente com uma fatura de grupo para compras de todos os motoristas, por isso é uma opção sem complicações para todos os envolvidos.

Vale lembrar que o cartão combustível terá um limite, geralmente, ou um valor que é creditado a ele todos os meses. Então é bom continuar economizando.

Menos papelada com o auxílio combustível

É preciso ficar atento quanto às despesas dos funcionários, e os custos de combustível são frequentemente uma preocupação particular para empresas.

Sem o uso de um vale combustível, os funcionários são obrigados a manter a documentação que mostra quanto gastaram e em tudo. Isso normalmente significa ter que manter recibos esfarrapados de postos de combustível, um inconveniente e uma dor de cabeça administrativa. No caso de auxílios combustível para quem usa o veículo para ir trabalhar, o vale combustível ajuda a manter um controle melhor dos gastos.

Como os fornecedores de cartões de combustível enviam faturas detalhadas aos empregadores, não há necessidade de manter os recibos. A empresa vê esses recibos detalhados como suficientes para seus propósitos, eliminando a necessidade de os funcionários manterem mais documentação.

Vales de combustível

Um vale de combustível pode ser um grande benefício para funcionários que utilizam o veículo para ir ao trabalho. (Foto: Business Monkey News)

Não há necessidade de pagar custos antecipadamente

Dependendo de como sua empresa gerencia o reembolso de despesas, ter que pagar os custos de combustível antecipadamente pode ser um negócio caro.

Mesmo se o seu empregador reembolsar as despesas imediatamente, ainda haverá um atraso inevitável ao entregar a papelada e processá-la. Isso deixa você fora do bolso enquanto aguarda o processamento da sua reivindicação.

Muitas empresas maiores processam despesas uma vez por mês; se você dirige regularmente na estrada, isso significa que você estará sempre sem dinheiro, esperando que seu empregador lhe devolva o dinheiro que você foi obrigado a pagar para poder fazer seu trabalho!

Um cartão de combustível significa que você não precisa enviar reivindicações de despesas e não precisará usar seu próprio dinheiro para subsidiar os custos de seu empregador até que eles o reembolsem.

Um vale combustível é direto no pagamento

Infelizmente, existem alguns funcionários que usam o sistema de despesas como uma maneira de tentar extrair mais dinheiro do empregador.

Isso significa que, se você enviar uma fatura de despesas, poderá enfrentar muitas perguntas sobre exatamente o que pagou, quando e por que. Isso pode ser extremamente cansativo, principalmente se for parte integrante do seu trabalho e lembrar exatamente por que a fatura deste mês é maior do que no mês passado pode ser um aborrecimento que você não pode deixar de fazer.

Com uma conta de cartão de combustível, seu empregador será faturado diretamente e verá exatamente onde você parou de combustível, quanto pagou e em que data e hora. Não há perguntas irritantes para você responder, pois tudo é documentado e fornecido diretamente pelo fornecedor do cartão de combustível.

Os vales de combustível são uma maneira flexível para os empregadores gerenciarem seus custos, mas não se enganem; eles oferecem enormes benefícios aos funcionários também. Evitando a necessidade de manter a papelada, fazer reclamações demoradas ou até mesmo cobrir custos do seu próprio bolso, um cartão de combustível é a opção mais sensata para qualquer empresa. Porém, não são obrigatórios para a empresa fornecê-los, salvo quando o veículo é da empresa e usado para serviços da mesma.

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